Kto się boi e-faktury?

Kto się boi e-faktury?

E-faktury to rozwiązanie, które ma za zadanie unowocześnić system księgowania oraz rozliczania dokumentów. Jest szybkie, oszczędne, proste w obsłudze i ekologiczne – idealne dla firmy na miarę XXI wieku. Badania LeasePlan pokazują jednak, że wbrew logice skali korzyści, to właśnie duże koncerny najrzadziej decydują się na jego wdrożenie. Kto i dlaczego boi się e-faktury?

Pół roku po wprowadzeniu e-faktur, LeasePlan postanowił przeprowadzić badania, których celem było pokazanie charakterystyki form korzystających z faktur elektronicznych. Odpowiedzi ankietowanych klientów i partnerów dały w sumie dość zaskakujący obraz nowoczesnego polskiego przedsiębiorstwa. Okazuje się, że największą popularnością      e-faktury cieszą się w przedsiębiorstwach średniej wielkości.

Rozmowy z klientami oraz partnerami LeasePlanu potwierdzają, że hamulcem wdrożenia e-faktur jest przyzwyczajenie do tradycyjnego, papierowego obiegu dokumentów. Wprowadzenie nowego systemu rozliczeń wymagałoby zmiany procesu zatwierdzania, przesyłania i przechowywania faktur, a czasem nawet przeszkolenia pracownika. Czasem natomiast pracownicy wolą po prostu dostać dokument na biurko, niż musieć się w tym celu logować do systemu. Zmiany te budzą opór u przedsiębiorców, którzy wolą korzystać ze starych, sprawdzonych rozwiązań.

Spośród firm, którym udostępniliśmy e-dokumenty, zaledwie co dziesiąty oglądał je
z własnej inicjatywy. Największe zainteresowanie e-faktury budzą u firm średniej wielkości z flotami od 50 do 100 aut. Spośród przedsiębiorców o dużych flotach, liczących ponad 100 samochodów, na elektroniczne faktury zdecydowało się zaledwie 13%. Statystycznie u klientów największych zainteresowanie tym rozwiązaniem nie różni się od klientów o małych flotach – mówi Jarosław Oworuszko, Dyrektor Finansowy LeasePlan Fleet Management.

E-fakturowe problemy z Urzędem Skarbowym

E-usługi przez długi czas nie cieszyły się zaufaniem firm, ze względu na niewystarczająco ścisłe uregulowania prawne, związane z ich funkcjonowaniem. W rozporządzeniu z dnia 14 lipca 2005 roku regulującym zasady e-faktur, nie zostało precyzyjnie określone jak powinny one wyglądać. Doprowadziło to do sytuacji, w której źródłem nieporozumień z fiskusem stała się w szczególności kwestia braku oznaczenia faktury elektronicznej jako oryginału i kopii, dając tym samym możliwość kwestionowania e-faktur przez urzędników skarbowych.

W Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 pojawiły się nowe regulacje dotyczące faktur elektronicznych. Zgodnie z nimi, obowiązek wystawiania faktur w co najmniej dwóch egzemplarzach i oznaczania ich wyrazami Oryginał i Kopia nie dotyczy faktur i faktur korygujących wystawionych w formie elektronicznej. W przypadku tych dokumentów sprzedawca przesyła fakturę nabywcy i jednocześnie zachowuje ją w swojej dokumentacji. Rozporządzenie z dnia 18 grudnia 2009 zmieniające powyższe rozporządzenie nie zmieniło powyższego paragrafu, więc w obecnej chwili nadal nie ma takiego wymogu i brak takich oznaczeń nie może być podstawą do podważenia prawidłowości faktury - tłumaczy Małgorzata Spólna, Główna Księgowa LeasePlan Fleet Management.

Zmiany w przepisach zapewniają obecnie przedsiębiorcom, korzystającym z elektronicznego systemu fakturowania, możliwość bezproblemowego rozliczania się z Urzędem Skarbowym. Treść oraz skutki prawne wystawienia oraz otrzymania faktury w formie elektronicznej są identyczne, jak w przypadku faktury papierowej. Mimo tych zmian procent firm, które decydują się na e-rozliczenia wciąż jest niewielki.

Kto stosuje e-faktury?

Z systemu elektronicznego fakturowania oferowanego przez LeasePlan skorzystała między innymi firma Michelin Polska. Przedsiębiorstwo zdecydowało się na wprowadzenie systemu ze względu na konieczność przyspieszenia obiegu dokumentów.

Dzięki e-fakturze zyskujemy na czasie przynamniej kilka dni, wcześniej potrzebnych na dotarcie listu poleconego z oryginałami faktur. W konsekwencji mamy więcej czasu na weryfikację, poprawne opisanie, dostarczenie do działu księgowości i co bardzo ważne zapłacenie faktur w wymaganym terminie. W systemie dodatkowo umieszczane są szczegółowe załączniki do dokumentów w rożnych formatach, co umożliwia pełną kontrolę i lepsze zarządzanie kosztami związanymi z obsługą floty. A wszystko to w systemie on-line, z dostępem do danych w każdej chwili na każde żądanie przełożonych lub działu finansowego – mówi Ewa Karczewska, Specjalista ds. Zakupów Michelin Polska S.A.

Zamiana obiegu papierowego na obieg elektroniczny okazała się również bardzo korzystna dla firmy RBS Bank Polska. E-usługa zmniejszyła bowiem koszty związane z fakturowaniem. Dzięki eliminacji błędów, obniżony został procent odsetek z tytułu spóźnionych płatności, co pozwoliło na minimalizację dodatkowych opłat.

Kolejną zaletą elektronicznego systemu jest pełny podgląd historycznych danych – wiemy dokładnie kiedy faktura dotarła do firmy, kto ją przygotował, a kto odebrał. System e-faktur przyczynia się do sprawnego funkcjonowania wszystkich działów zaangażowanych w proces fakturowania, zarówno po stronie wystawiającego dokument, jak i odbiorcy - tłumaczy Jan Bełdzikowski, Szef Administracji RBS Bank Polska.